Welche Routinen sind erfolgversprechend im Projektalltag?

Wir alle kennen Routinen und haben selbst viele bewußte und unbewusste Routinen in unserem Alltag implementiert. Ein Beispiel ist hier das Zähneputzen, oder der morgendliche Kaffee/Tee. Routinen helfen uns im „Autopilot“ zu funktionieren und so Energie zu sparen, quasi der „ECO Mode“. So können wir die Energie anderweitig einsetzen können. Routinen im Projektalltag geben auch eine Struktur, die uns hilft auf dem definierten Weg zu bleiben. Aber welche Routinen versprechen einen erfolgreichen Projektalltag?

Routinen ist dein ECO Mode und bietet Struktur

Routinen?

Gehen wir einen Schritt zurück, was sind Routinen? Aus dem NLP kennen wir auch Routinen. Es sind diese sind kleine Handlungsprogramme, die meist unbewusst ablaufen. Wir denken nicht bewußt nach, sondern handeln im „Autopilot“. Sie sind sehr nützlich und auch hinderlich zugleich. Nützlich aus dem Grund, weil sie meist blitzschnell ablaufen und ohne großes Nachdenken aktiviert werden. Emotionen, oder eine eindeutiges externes Ereignis aktiviert sie. Im NLP sind es häufig Handlungsroutinen, die eine bestimmte Reaktion durchführen lässt. Ein gutes Beispiel ist, das immer gleiche Verhalten bei Kritik oder Feedback. Oder das Schauern, wenn die Nummer des anstrengenden Kunden am Display des Telefons erscheint. Die Gute Nachricht, diese Handlungsroutinen lassen sich mit bewusster Übung und alternativen Angeboten an erlernten Routinen umgehen.

Doch verlassen wir die tiefen der NLP und wenden uns zu dem, was wir im Projektalltag gewinnbringend einbauen können. Es geht um Routinen, die ganz bewusst eingebaut werden. Viele Kollegen aus dem Projektmanagement und auch Management nutzen diese eine Routine schon lange. Das Morgen-Ritual. Es geht darum morgens ein neues Ritual zu imitieren und daraus eine Routine zu machen. Ziel sollte es sein, die wichtigen Tätigkeiten des Tages und natürlich auch die unerledigten der Vortage zu sammeln, zu priorisieren und wenn möglich gleich zu delegieren. Ebenso neue Ideen oder Geistesblitze, die am Abend oder morgens unter der Dusche kamen zu konkretisieren.

Das ist ein zentraler Punkt in einem Projektalltag, seine Aufgaben im Blick zu behalten. Dieser Punkt entscheidet nur zu oft über Erfolg und Niederlage. Im Privaten, wie auch im beruflichen.

Mit konsequenter Übung kann dieses Ritual bereits nach 4-6 Wochen so gefestigt sein, dass Ihr morgens im Autopilot die Tätigkeiten plant, priorisiert und delegiert. Wenn Ihr mehr zum Thema priorisieren lesen möchtet, lest hier weiter…

Meine Routine – ein Ritual

Mein Ritual sieht so aus, dass ich zu allererst morgens mein Fenster öffne und mir einen Kaffee zubereite. Jetzt erst gehe ich zurück am Schreibtisch (mein Monitor ist noch am schlummern), hole ich meine To-Do Liste von gestern hervor und picke mir die unerledigten Dinge heraus. Es ist wichtig, die offenen, händisch auf einen neue, heutige Seite zu übertragen. Dieser Vorgang lässt uns unbewusst das To-Do bewerten. Du fragst dich bestimmt, warum ich nicht sofort meine E-Mails prüfe? Ich habe für mich herausgefunden, dass es nicht zielführend ist, sofort die neuen E-Mails zu bearbeiten, da ich so in die Abarbeitung abgleite. Ebenso versuche ich das Motto, „alles nur einmal angreifen“ zu leben.

Zentraler Punkt meiner Routine sind To-Do’s

Diese kommen auf eine neue Seite in meinem Schreibblock (ich bevorzuge Notizbücher anstelle To-Do Apps am PC). Alte Aufgaben kommen ganz oben hin. Wenn eine Aufgabe über Tage in der Liste unbearbeitet ist, stellt sich die Frage, ob es überhaupt notwendig ist diese Aufgabe zu erledigen. Darunter neue Aufgaben, von denen ich weiß, sie kommen heute auf mich zu. Jetzt erwacht mein PC. Ich habe ein To-Do Backlog, elektronisch in dem ich Aufgaben die anfallen generell sammle, wenn ich sie nicht heute abarbeiten kann.

Jetzt ist meine Liste komplett. Ich gehe sie durch und versuche To-Do’s sofort zu delegieren. Dazu nutze ich eine vorgefertigte Standard E-Mail mit Standardisierten Betreff ( [ACTION] Tonic – END Date). Ich bevorzuge die Delegation via E-Mail, da ich so auch die To-Do auch tracken kann.

Nachdem diese Liste bereit für den Tag ist, nutze ich noch die Ruhe um mir auf einer neuen Seite im Notizblock eine Lösung oder eine Idee zu konkretisieren. Wenn das nicht innerhalb von 2min erfolgt, beende ich meine Routine und starte in den Büro-Tag.

Zusammengefassen lässt sich meine Routine in einfache Schritte.

  1. Ankommen im Büro
  2. Gutes Klima schaffen – lüften, alles zurecht räumen
  3. Kaffee / Tee / Getränke richten
  4. To-Do Liste von gestern hervorholen
  5. Offene To-Do’s auf eine neue Seite übertragen
  6. PC / Bildschirm anschalten und heute wichtige To-Do aus dem Backlog austragen
  7. Delegation von To-Do’s
  8. Start mit der E-Mail – Arbeit

Routinen, die sich gefestigt haben und im Autopilot abgespielt werden, können so auch Gewohnheiten sein. Eine tolle Buchempfehlung von 52ways hierzu. Wenn Ihr eine praktische Anleitung zum Thema etablieren einer Gewohnheit benötigt, schaut mal bei Selbstmanagement.rocks vorbei. Hier gibt es einen tollen Kurs, wie man in einigen Wochen eine neue Gewohnheit installiert.

Lass es mich wissen und schreib mir deine Gedanken in die Kommentare.

In diesem Sinne wünsche ich euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

P.S.: Es ist sehr hilfreich, wenn man morgens zuerst die unbequemste oder lästigste Aufgabe auf der To-Do Liste macht (Eat the Frog).

  1. […] Mein Tag startet mit einer festen Routine, die mir hilft, optimal in den neuen Tag zu starten. Wenn du meine Routine zum Start in den Tag kennenlernen möchtest, lese den Artikel hier – Routinen im Projektalltag. […]

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