Prioritäten setzen – Eine entscheidende Fähigkeit

Wenn wir das Wort „Priorität“ im Wörterbuch nachschlagen finden wir folgende Umschreibungen: „Erstrangigkeit, größere Bedeutung, größerer Stellenwert, höherer Rang und Vorrang“

Was bedeutet Priorität für uns im Beruf? Gerade im als Führungskraft im Projektmanagement haben Prioritäten eine besonders wichtigen Stellenwert. Wir haben mit fast jeder Entscheidung mit Prioritäten zu tun. Gerade wenn es um Ressourcen geht, die nicht in unbegrenzt verfügbar sind (Zeit, Geld, Mitarbeiter, Rohstoffe).

Bei Prioritäten geht es immer um knappe Ressourcen

Prioritäten setzen im Projektmanagement

Auch in der Projektplanung haben wir im kritischen Pfad (KP) immer mit Prioritäten zu tun. Der KP bekommt Ressourcen mit höherer Priorität zugewiesen.

Ich möchte speziell auf die täglich auftretenden Aufgaben (To-Do’s) eingehen, die sofort in unsere To-Do Liste eingetragen werden sollten. Um nicht beim Anblick der neuen Aufgaben zu verzweifeln, können wir etwas dagegen tun.

Prioritäten setzen mit Unterstützung

Kann uns die Erkenntnis aus der Neurolingoistik bei dem Thema priorisieren helfen? Was hat das alles mit NLP zu tun? Oder anders gefragt, wie kann uns hier NLP unterstützen? Bei der Planung von Projekten kann uns NLP leider nicht wirklich unterstützen, jedoch bei der Bewältigung der Flut von Aufgaben (To-Do’s), die an uns als Projektleiter gerichtet werden. Es ist essentiell, unter der einprasselnden Flut an Aufgaben, diese richtig zu kanalisieren und das geschieht wie im Projektplan im KP durch Prioritäten.

Zu erst sollte man sich selbst klar sein, welcher Wahrnehmungstyp man im beruflichen Umfeld ist. Im NLP unterscheiden wir hier zwischen „Hin-Zu“ oder „Weg-Vor“ orientiert. Also versuche ich ein positiven Zustand zu erreichen, oder möchte ich ein negatives Resultat verhindern. Es ist ein feiner Unterschied. So sollte man seine Aufgaben auch formulieren. Denn in dem Moment, wenn eine neue Aufgabe an uns getragen wird (es können auch neue Mails, Anrufe, Einladungen sein), laufen unterbewusst Muster in uns ab, die uns im schlechtesten Fall „stressen“.  Glaubenssätze, wie „Ich muss alles sofort erledigen“, „Alle Mails müssen sofort beantwortet werden“ tragen ebenfalls dazu bei. Wenn diese Glaubenssätze vorhanden sind, ist es sehr hilfreich sich dieser zu entledigen, bzw. sie zu entmachten. NLP bietet hier sehr nützliche Formate. Gerade hier sollten die meisten der Aufgaben aussortiert werden. Sie müssen nicht JETZT erledigt werden.

Woher weiß ich nun wirklich was wichtig ist? Ein Ausweg ist hier eine klare Zieldefinition für einen selbst. Was ist das große Ziel des Projektes, nicht die kleinen Unterziele, Aufgaben. Was bringt „Value“, welche Aufgaben bringen uns zum Ziel? Hier sollte der Hebel der Priorität sein. Es gibt wie wir von Eisenhower kennen, dringende Aufgaben, die nur von uns erledigt werden können.  Es gibt auch Aufgaben, die nicht dringend sind und denoch von uns erledigt werden. Andere müssen klar selektiert werden und schließlich Delegiert werden.

Schön, jetzt wissen wir welche To-Do’s (Aufgaben, Tasks)  wir tun müssen und diese sind evtl. weniger und jetzt?

Vielleicht hilft dir dieser Prozess, um deine Aufgaben (ToDos, Tasks) gleich besser zu definieren und kanalisieren.

Prozess zur Verarbeitung von Aufgaben (Tasks, ToDo's)

Prozess zur Kanalisierung von Aufgaben (ToDo’s, Tasks)

Ich selbst habe eine Tabelle in Excel, die alle Aufgaben für momentan laufenden Projekte fasst. Die Tabelle hat neben der Aufgabe selbst und Project, jeweils eine Spalte mit den Verantwortlichen, das bin ich oder derjenige an dem die Aufgabe delegiert wird, das Erledigungsdatum, die Priorität und den aktuellen Status.. Eine wichtige Spalte ist die Priorität. Hier habe ich 2 Stufen. Mehr finde ich unübersichtlich. Eine Aufgabe ist wichtig oder nicht.  Hier sind sicherlich auch eine Abstufung 1-4 möglich. Wobei man sich im klaren sein sollte, das die Priorität 4 nicht wichtig ist. In der letzten Spalte ist der Status (Open, Closed, Ongoing). Die geschlossenen Aufgaben verschwinden dank Filter gleich.

Dies ist ähnlich dem Vorgehen des Personal KanBans. Hier werden die Aufgaben auch in den einzelnen Spalten (Open, Ongoing, Closed) verschoben.  Dieses Personal KanBan kann altmodisch mit PostIts an der Wand realisiert werden, oder als Webtool.

Ich hoffe Ihr habt eine kleine Idee wie ihr mit den vielen auf Euch prasselnden Aufgaben umgehen könnt. Denkt daran, das große Ziel im Blick zu behalten und unwichtiges und auch unnötiges sofort zu eliminieren. Die Delegation sollte weiter Aufgaben reduzieren. Die übrigen Aufgaben können mit den Prioritäten gruppiert werden. Jetzt kommt es drauf an, jeden Tag einen definierten  Zeitraum zu nutzen, um die Aufgaben zu bearbeiten.

Zu diesem Thema habe ich einen weiteren Artikel geschrieben. Du kannst gerne hier („Mit Priorisierung Ziele erreichen“) weiter lesen…

In diesem Sinne wünsche ich Euch Projekte, die Ihr mit Leidenschaft zum Erfolg führt.

  1. […] Du noch lesen möchtest, wie Priorisieren, speziell im Projektmanagement hilfreich sein kann, lies hier einen älteren Beitrag von […]

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