Arbeitsaufwände abschätzen – wie wir uns hier behelfen können

Einen großen Teil der Projektarbeit als Leiter sind Pläne und Schätzungen. Ich möchte als Projektverantwortlicher gerne wissen, wie ich in den nächsten Phasen performen muss, um meine Meilensteine oder Lieferungen halten zu können.

Doch bevor ich ein Projekt in der Planungsphase starten kann, muss ich es in der Regel erst gewinnen. Hier zählen für den Kunden in der Regel nur drei Faktoren, nämlich Kosten, Funktionen und der Zeitrahmen.

Jetzt wird es Zeit für meine Kristallkugel, um einen genauen Blick hinein werfen zu können. In großen Unternehmen geschieht dieser Prozess des „schätzen“ des Aufwandes nach klar definierten Regeln und Vorgaben. Zu meist wird der Projektumfang in einzelne Bereiche aufgeteilt, in die WBS (Work Breakdown Structure) und diese dann dem jeweiligen Fachspezialisten zum abschätzen gegeben. Der Entwickler, der das Arbeitspacket aus der WBS nun auf seinem Schreibtisch vorfindet, darf sich jetzt der leidvollen Aufgabe widmen, es vom Aufwand her zu schätzen.

Nun haben wir das Setting – Entwickler sitzt vor einem fiktiven Arbeitspaket. Er hat kurz umschrieben die Rahmenbedingungen des Projektes erklärt bekommen und soll jetzt sagen, wieviel Arbeit er hierzu vorsehen würde. Wenn wir uns seine Landkarte vornehmen und uns in seine Position hineinversetzen können wir hören: „Ich schätze so ab, das ich im schlechtesten Fall damit zurecht komme und noch ein kleinen Sicherheitsaufschlag oben drauf“. Am Ende hat der Entwickler ein schlechtes Gefühl mit seiner Abschätzung und mein Angebot wird so zu teuer. In der Regel wird dann nach einer weiteren Iteration, ohne dem Schätzer selbst, pauschal reduziert, was der schlechteste Weg ist. Manchmal wird eine zweite Schätzung eingeholt und dann die beide bemittelt. Im besseren Fall läßt man eine Schätzung unter schlechtesten -, guten – und besten- Bedingungen abgeben. Diese wird dann gewichtet gemittelt. Diesen Weg bevorzuge ich bei meinen Abschätzungen.

Schon viel eher muss mein Alarm ertönen und ich tief in meinem NLP Werkzeugkoffer suchen und das richtige Werkzeug finden und anwenden. Was werde ich hier anwenden? Zu erst die Technik der Ziel definition. Sie müssen SMART sein. Dann muss ich im Briefing des Schätzers ihm die Aufgabe klar kommunizieren. Das geschieht im Rapport. Gegebenenfalls muss ich seine Position einnehmen, um verstehen zu können, ob alles in trockenen Tüchern ist, oder noch Unklarheiten im Raum stehen. Ganz wichtig ist, dass ich am Ende sein Commitment zu der Aufgabe habe.  Nur dann weiß ich, dass mein Arbeitspacket realistisch geschwätzt wird. Ohne sein Commitment wird er mir nicht vertrauen alle Rahmenbedingungen genannt zu haben.

Es ist sehr wichtig, die Anforderungen, die das jeweilige Arbeitspaket mit sich bringt klar und verständlich an die Abschätzer weiter gegeben haben und deren Commitment zu bekommen.

Viel Erfolg dabei!

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