Arbeitsaufwände realistisch schätzen

Einen großen Teil deiner Arbeit als Projektleiter ist das erstellen und prüfen von Plänen und Schätzungen bzw. Abschätzungen. Mit Sicherheit hast du als Projektverantwortlicher hohes Interesse diese zu verstehen. Du möchtest wissen wie dein Projekt in den nächsten Phasen performen muss, um deine Meilensteine oder Lieferungen halten zu können. Der Plan ist dein ultimatives Hilfsmittel, um zu verstehen wie gut oder schlecht es gerade in deinem Projekt aussieht.

Doch bevor ich ein Projekt in der Planungsphase starten kann, muss du es in der Regel erst gewonnen haben. Hier zählen für den Kunden in der Regel nur drei Faktoren, nämlich Kosten, Funktionen und der Zeitrahmen. Dabei ist es egal, ob du einen externen Kunden hast, oder einen internen (Sponsor).

Das Schätzen

Jetzt wird es Zeit für deine Kristallkugel, um die Aufwände abzuschätzen. Du möchtest für eine Angebotsabgabe eine realistische Schätzung erzeugen. Hier solltest du viel Sorgfalt walten lassen. In großen Unternehmen geschieht dieser Prozess des „schätzen“ des Aufwandes nach klar definierten Regeln und Vorgaben. Wenn das bei dir nicht der Fall ist, gib klare Regeln und Vorgaben. Deine Mitarbeiter müssen sich an diese halten. Deine Vorgaben sollten den Umgang mit Risiken, Randbedingungen und Zeitliche Einschränkungen betreffen. Bei komplexen Entwicklungen oder Anpassungen solltest du vorher ein grobes Design vorstellen, an das die Schätzer sich halten sollten.

Kleine Häppchen

Du solltest dein zu schätzendes Projektumfang in einzelne Bereiche aufteilen. Dies ist die WBS (Work Breakdown Structure oder auch Projektstrukturplan genannt). Diese lässt du dann dem jeweiligen Fachspezialisten zum schätzen. Der Entwickler, der das Arbeitspacket aus der WBS nun auf seinem Schreibtisch vorfindet, darf sich jetzt der leidvollen Aufgabe widmen, es vom Aufwand her zu schätzen. Du musst hier auch auf eine ausreichende Kommunikation achten. Es geschieht schnell, dass ein Schätzer annimmt jemand anderes würde sich um ein bestimmtes Detail kümmern. Schnell hast du dann eine Lücke oder die Arbeit zweifach be-preist.

Mindset beim schätzen

Nun das Setting der Abschätzung – Der Entwickler sitzt vor einem fiktiven Arbeitspaket. Dein Schätzer hat kurz umschrieben, die Rahmenbedingungen des Projektes erklärt bekommen und soll jetzt sagen, wieviel Arbeit er hierzu vorsieht. Wenn du dir die NLPLandkarte deines Schätzers vornehmen würdest und dich in seine Position hineinversetzt, kannst du hören: „Ich schätze so ab, das ich im schlechtesten Fall damit zurecht komme und noch ein kleinen Sicherheitsaufschlag oben drauf“. Am Ende hat der Entwickler ein schlechtes Gefühl mit seiner Abschätzung und dein Angebot wird teuerer als notwendig.

Wie gehe ich damit um?

In der Regel wirst du dann nach einer weiteren Iteration, ohne dem Schätzer selbst, pauschal reduzieren, was der schlechteste Weg ist. Manchmal fragst du einen weiteren Schätzer und holst eine Zweitmeinung ein. Dann mittelst du beide Ergebnisse. Im besseren Fall läßt du eine Schätzung unter schlechtesten -, guten – und besten- Bedingungen abgeben. Die Ergebnisse musst du dann gewichtet mitteleln. Diesen Weg bevorzuge ich bei meinen Abschätzungen. Dies erfordert für dich mehr Aufwand, der auch bezahlt werden muss.

Die Alarmzeichen

Schon viel eher muss dein Alarm ertönen und du musst tief in deinem NLP Werkzeugkoffer suchen und das richtige Werkzeug finden und anwenden. Du darf deinen Schätzer nicht so alleine lassen. Du gefährdest den Erfolg des Angebots und auch des Projektes. Weil du zu hohe Abschätzungen bekommen hast. Oder im anderen Fall, zu optimistische, da der Kostendruck zu hoch war. Somit wird das Projekt unausführbar. Doch wo ist der Hebel? Was kannst du hier anwenden? Zu erst die Technik der Ziel definition. Sie müssen SMART sein. Schreib klar den Auftrag für deine Schätzer nieder. Danach kommunizierst du im Briefing die Aufgabe und das Paket klar und deutlich. Deine Schätzer müssen es verstanden haben.

Rapport hilft – immer

Das geschieht im Rapport.Achte hier auf Feedback und stell Rückfragen. Gegebenenfalls muss du eine andere Position einnehmen, um verstehen zu können, ob alles in trockenen Tüchern ist, oder noch Unklarheiten im Raum stehen. Ganz wichtig ist, dass du am Ende das jeweilige Commitment zu der Aufgabe, der Schätzung hast.  Nur dann weiß du, dass dein jeweiliges Arbeitspacket realistisch geschätzt wird. Ohne das Schätzer Commitment wird er mir nicht vertrauen, alle Rahmenbedingungen genannt zu bekommen. Das führt dann zu unrealistischen Abschätzungen.

Conclusion

Es ist sehr wichtig, die Anforderungen, die das jeweilige Arbeitspaket mit sich bringt klar und verständlich an die Schätzer weiter gegeben haben und deren Commitment zu bekommen. Das ist der wichtigste Punkt in der Abschätzung. Hier kannst du eine Menge Arbeit sparen und am ausführbare Arbeitspakete abgeschätzt bekommen.

Viel Erfolg dabei!

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