Routine – Aufgaben delegieren

Du kannst Aufgaben mit dem richtigen Workflow kinderleicht delegieren. Dabei behaltest du auch den Überblick. Wenn du wissen willst, wie du das machen kannst, lese hierzu meinen Artikel.

Routinen sind der ECO Mode in deinem Alltag. Du kannst so die gesparte Energie für die Verwirklichung deiner Ziele verwenden. Ich möchte dir heute eine Erfolgsroutine von mir vorstellen.

Wenn du in der glücklichen Lage bist, Aufgaben delegieren zu können, dann ist dieser Artikel genau richtig für dich. Die Delegation an virtuelle Assistenten oder Freiberufler zählen hier natürlich auch. Du kennst bestimmt das Problem den Überblick zu behalten, wenn du viele Aufgaben parallel und an verschiedene Personen „outgescourced“, sprich delegiert hast. Natürlich kannst du eine Liste anlegen und diese regelmäßig zu prüfen, doch wenn du einen automatisierten Workflow haben möchtest, dann kann ich dir helfen.

Eigener Workflow oder „all in one Lösung“

Wenn du dir Arbeit sparen willst, kannst du auf eine all in one Lösung zurückgreifen. Ich empfehle dir hier MeisterTask empfehlen. Es handelt sich hierbei um ein Kanban System, welches du mit mehreren Personen verwenden kannst. Aufgaben kannst du so durch verschiedene Spalten schieben. Es bietet sich an die Spalten „Backlog“, „In Progress“ und „Done“ zu nennen. Alternativ kannst du noch eine Spalte „Need Help“ einführen. Diese können deine Assistenten verwenden, wenn es noch Klärungsbedarf gibt. Du erstellst Aufgaben als Ticket und deine Assistenten können es dann von einer in die andere Spalte schieben. Wenn du aber wie ich in einem Unternehmen arbeitest, in dem neue Software nicht so einfach einzuführen ist, empfehle ich dir meinen Workflow.

Google Mail ist deine Allzweckwaffe

Ich nutze für die betriebliche Kommunikation google mail Business und habe um dieses System meinen Workflow gestaltet. Jedoch kannst du den Workflow mit anderen Systemen genau so gestalten. Mein Ziel war es, möglichst wenig Zeit für Administration zu verwenden. Daher ist ein wenig Vorarbeit notwendig.

Vorbereitungen für den Workflow in Google Mail

Um möglichst effizient zu sein musst du ein paar Vorbereitungen treffen. Dies bezieht sich auf das einrichten von Plug In und E-Mail Vorlagen. Aber gehen wir das Schritt für Schritt durch:

E-Mail Plug In – Gespeicherte Antworten

Wenn du Google Mail verwendest, empfehle ich dir das Plugin “Gespeicherte Antworten” im Google Store frei verfügbar. Bei Outlook und den anderen Alternativen kannst du direkt die E-Mail Vorlage speichern.

E-Mail Vorlagen für die Delegation

Hier empfehle ich dir eine klare Anweisung mit einem Aussagekräftigen Betreff. Für mich hat sich diese Variante als wirkungsvoll erwiesen:

Betreff:”[Action] Projekt Name – formulierter delegierte Aufgabe – zu erledigen bis Tag.Monat.Jahr”.

In der Mail selbst sollest du möglichst wenig Raum für Spekulationen lassen und klar dein Anliegen formulieren. Ich verwende diese Variante:
“Lieber Assistent,

ich bitte dich die folgende Aufgabe für mich bis zum oben genannten Termin zu erledigen. Wenn du die Aufgabe abgeschlossen hast, antworte mir bitte kurz auf diese E-Mail.

Ebenso wenn du Fragen haben solltest. Bitte lege deine Ausarbeitung unter LINK ab.

Ich bin mir sicher dass du die Aufgabe selbstständig zu meiner Zufriedenheit bearbeiten kannst. Ich gehe davon aus, dass du für die Erledigung der Aufgabe ca. STUNDEN benötigen wirst. Wenn du wesentlich mehr (+20%) Zeit benötigst, melde dich bitte bei mir, indem du in dieser E-Mail antwortest.

Vielen Dank für deine Mühe, Thomas“.

Du wunderst dich, warum ich immer in dieser E-Mail die Antwort verlange? Ganz einfach, so behalte ich den Kontext in immer zusammen und muss nicht lange suchen. Gib auch nicht Zuviel Zeit zur Bearbeitung der Aufgabe.

E-Mail Vorlage für die Erinnerung

Ich empfehle dir auch gleich eine E-Mail Vorlage für die Erinnerung zu erstellen. Du wirst sicher den einen oder anderen erinnern müssen. Achte hier auf den ähnlichen Betreff wie in der Delegation:

Betreff :“[Erinnerung] Projekt Name – formulierte delegierte Aufgabe – zu erledigen bis Tag.Monat.Jahr“.

In der Mail selbst reichen wenige Worte der Erinnerung.

E-Mail Labels oder Tags

In Google kannst du E-Mails Labels vergeben und dank geschickter Regel Definition diese auch automatisch vergeben. Dies kannst du z.B. durch die Analyse des Betreffs bewerkstelligen. Erstelle nun ein Label „Aktion – Delegiert“.

Wenn du möchtest und affin mit Google Skript bist, kannst du automatisch eine Aufgabe in deinem Google Kalender mit dem Betreff, an dem entsprechenden Tag eintragen lassen. Ich kann dir hier ein paar Tipps geben. In anderen Programmen sollte das in der Regel auch funktionieren.

Fangen wir an zu delegieren

Nachdem du die Vorarbeiten gemacht hast, kannst du delegieren, was das Zeug hält. Wenn du eine sinnvolle Aufgabe hast, formuliere diese gut. Jede Minute, die du hier investierst erspart Rückfragen und Zeitverschwendung. Denke an mögliche Probleme und Lösungsansätze hierzu. Lass wenig Spielraum für Spekulationen.

Delegation – Die Probe aufs Exempel

Wenn du deine Aufgabe in die E-Mail Vorlage geschrieben hast und an den glücklichen Kollegen gesendet hast, markiere diese Mail mit dem Label “Aufgabe – Delegiert“. Wenn du das automatisch machen kannst ist das noch besser. Im nächsten Schritt setz dir in deinem Kalender eine Aufgabe (kein Termin, da dieser Zeit blockiert und schon zu einer Uhrzeit angelegt werden muss) mit dem Betreff als Titel und einen Tag später als der Termin im Betreff. Du willst ja nicht kleinlich sein. Dies kannst du übrigens in Google auch automatisieren.

Jetzt gilt es zu warten. Hüte dich zwischen durch Status E-Mails und Erinnerung E-Mails zu schreiben. Erst wenn der Termin verstrichen ist und dein Kalender dich erinnert, sendest du die Erinnerung Vorlage an den entsprechenden Kollegen und setzt ein neues Datum und Kalender Eintrag.

Conclusio

Delegieren ist der Königsweg, um größere Projekte voranzukommen. Auch wenn du eine Führungskraft bist, musst du bereit sein Aufgaben zu delegieren. Ich selbst habe hier lange gebraucht, bis ich bereit war die Aufgaben zu delegieren und zu akzeptieren, nicht alles selbst zu machen.

Du kannst den von mir beschriebenen Workflow als Inspiration nutzen und einen Workflow für dich entwickeln. Jedoch solltest du auf jeden Fall möglichst wenig Handgriffe für die Aufgabendelegation benötigen.

In diesem Sinne wünsch ich dir viele spannende Projekte.

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